In een recent artikel in het NRC werd het functioneringsgesprek ten grave gedragen. Terecht of niet?
“Tijdrovend” is vaak de klacht over het proces van evalueren (hoe ging het?) en vooruit kijken (wat ga je het komende jaar doen?). Ooit was ik manager van een afdeling met 17 medewerkers. De formele functioneringscyclus bestond uit: één doelstellingen gesprek, minimaal één voortgangsgesprek gedurende de cyclus, en één functioneringsgesprek. Dat waren dus minimaal 17 x 3 gesprekken van een uur = 51 uur per jaar besteed aan een 1-op-1 gesprek tussen mij, de leidinggevende, en de medewerkers. Dat is iets meer dan zes 8-urige werkdagen. In één jaar. Eerlijk gezegd vind ik dat nu ik het zo opschrijf helemaal niet zo buitensporig veel tijd.
Als leidinggevende vond ik het ook wel prettig om buiten de hectiek van de dagelijkse gang van zaken te reflecteren samen met de medewerker. Altijd kwamen er in die gesprekken wel andere zaken op tafel dan in team overleggen, bij het koffieapparaat, een kan-ik-even-iets-met-je-bespreken-gesprek of werkoverleggen (al dan niet 1-op-1). En leverde zo een bijdrage aan de ontwikkeling en ondersteuning van medewerkers door mij als leidinggevende. En was ik daar niet voor aangenomen? Zes dagen per jaar besteden aan iets dat onderdeel is van mijn functiebeschrijving is misschien dan nog wel (veel) te weinig…
Wat wel tijdrovend was, en behoorlijk frustrerend, was de bureaucratie rond het proces. En dan met name de formulieren, al dan niet online. Formulieren die elk jaar wel leken te veranderen, en weer op een andere manier moesten worden ingevuld. Daar was ik langer mee bezig dan met de gesprekken.
Bij een andere werkgever bleek het proces zelfs nog een extra stap te kennen: het beoordelingsgesprek. Dus naast functioneringsgesprek, voortgangsgesprek en doelstellingengesprek. Het duurde even voor ik het verschil (en de rationale daarachter) begreep. Om maar te zwijgen over de bijbehorende formulieren.
Dus die formulieren van de formele functioneringscycli mogen wat mij betreft inderdaad meteen de prullenbak in. Maar kennelijk is er (gelukkig) wel behoefte aan enige vorm van feedback en reflecteren op functioneren want in het NRC artikel wordt een aantal alternatieven genoemd.
Zo zijn er organisaties die inmiddels zijn overgestapt op de we-blijven-doorlopend-in-gesprek (WBDIG) methode of de we-beoordelen-elkaar-voortdurend (WBEV) methode.
Prima methodes. Maar ik hoop van harte dat er bij deze organisaties ook vóór het afschaffen van de functioneringsgesprekken al ruimte was voor doorlopende gesprekken én voor open en eerlijke feedback ongeacht de tijd van het jaar? Tussen leidinggevenden en medewerkers, en collega’s onderling?
Mijn voorstel is dan ook om naast de WBDIG én de WBEV methode óók de WHIHAJB&HHIHAJB methode te (her)introduceren. Deze methode houdt in: eens per jaar een reflectie gesprek waarbij in alle rust kan worden teruggekeken op de afgelopen periode als geheel. Zodat ook eventueel patronen (h)erkend en besproken kunnen worden. En de zaken die zo achteraf bezien écht belangrijk zijn gebleken in het juiste perspectief kunnen worden geplaatst. Waarbij de volgende twee simpele vragen centraal staan:
- wat heb ik het afgelopen jaar bereikt?
- hoe heb ik het afgelopen jaar beleefd?
De tool kit van de WHIHAJB&HHIHAJB methode bevat slechts deze twee vragen. Wie hier nog een formulier bij wil zal dat zelf in elkaar moeten knutselen.
Illustratie via Shutterstock licentie